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Les frais de conservation des archives sont une dépense obligatoire des communes (Code général des collectivités territoriales, art. L 2321-2). 
 

Locaux d'archivage

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Les archives doivent être conservées dans un bâtiment public, dans des espaces dédiés, sains et chauffés, aménagés et sécurisés (risque incendie, intrusion, ...). 

Les Archives départementales peuvent apporter des conseils pour l'aménagement des locaux. Tout projet de construction ou d'aménagement de local d'archivage doit être soumis à l'avis préalable de la directrice des Archives départementales. 

Le local d'archives de Coëtmieux

 

Matériel de conservation

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Il est conseillé de conditionner les documents dans des chemises et des boîtes de bonne qualité, et dont la taille est adaptée à celle des documents. Chaque boîte doit être identifiée. 

Un conditionnement adapté

Il est recommandé d'utiliser des matériaux permanents (papier non acide) d'enlever les trombones, épingles et éléments métalliques qui rouillent, ainsi que les élastiques, post-it, rubans adhésifs qui se dégraderont.

Un mauvais conditionnement

Récolement

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À chaque renouvellement du conseil municipal ou communautaire, même si l’exécutif est reconduit, le maire (ou le président de l'EPCI) est tenu de procéder au récolement de l'ensemble des documents confiés à sa responsabilité. Ce recensement se compose de deux documents : 

  • un procès-verbal de remise des archives, qui transfère la responsabilité des archives de l'élu sortant à l'élu entrant
  • un état détaillé des principaux documents conservés.

Un modèle de procès-verbal de prise en charge et de récolement sommaire est téléchargeable ici.

Restauration

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Les archives doivent être restaurées quand leur état de conservation nuit à la consultation des informations qu'elles contiennent. La restauration doit être confiée à des spécialistes.

Registre présentant des traces de moisissures

Tout projet de restauration de documents d’archives est soumis à l’avis technique préalable de la directrice des archives départementales : cet avis porte sur le cahier des charges et sur les devis des prestataires. Il est possible de solliciter une subvention auprès du ministère de la Culture, par l'intermédiaire de la direction régionale des Affaires culturelles (Drac Bretagne).

Exemple d'un registre ayant besoin d'une restauration

 

Reliure

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Une note du 18 octobre 2011 des Archives de France précise les conditions satisfaisantes de reliure des registres de délibérations. Elle complète le décret du 8 juillet 2010, qui a modifié les règles relatives à la tenue des registres des actes réglementaires (délibérations, décisions, arrêtés et notifications), et la circulaire IOCB 1032174C du 14 décembre 2010

Des registres d'état civil correctement reliés

Le dépôt aux Archives départementales

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Depuis la loi du 21 décembre 1970 (modifiée par la loi du 7 juillet 2016, Code du Patrimoine, art. L 212-6 et suivants, R 212-11 et suivants), les communes de moins de 2 000 habitants sont tenues de déposer aux archives départementales leurs registres d’état civil de plus de 120 ans et leurs archives de plus de 50 ans présentant un intérêt historique. Toute dérogation à cette obligation est soumise à l'accord de la directrice des Archives départementales 

Les archives des communes de 2 000 habitants et plus peuvent être déposées aux archives départementales à l'expiration d'un délai de 120 ans pour les registres de l'état civil, et de cinquante ans pour les autres documents présentant un intérêt historique.

Le dépôt auprès d'un autre service public d'archives

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Les communes ont la possibilité de confier leurs archives en dépôt au service d'archives du groupement de communes auquel elles appartiennent (EPCI) ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci.