Conseils pratiques

Dans un premier temps, les particuliers, associations ou entreprises conservent des documents à des fins pratiques, pendant des délais durant lesquels ils peuvent exercer un droit (remboursement par exemple) ou pendant lesquels on peut leur réclamer quelque chose (payer un impôt par exemple)

Le site internet ServicePublic.fr aide à déterminer les durées minimales durant lesquelles il est prudent de garder les documents. Le délai de conservation des papiers varie selon les domaines (assurance, logement, véhicule, banque, etc.) et le type de document. Il est possible, bien sûr, de garder des documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Dans un second temps, les documents sont conservés à des fins historiques, ou personnelles et sentimentales (photographies, correspondance privée, papiers de famille...).
Voir "Vos archives ont une intérêt"

Ainsi tous les documents, personnels ou professionnels, qu'ils soient destinés aux Archives ou non, gagnent à être bien organisés et conservés. Cela permet de prolonger leur durée de vie et de retrouver facilement une pièce (justificative par exemple). 

Quelques conseils pour un classement efficace au quotidien des supports « traditionnels » papier :

Organisation et conservation

• Épurer régulièrement un dossier : enlever les doubles, les brouillons lorsqu'ils sont identiques à la version définitive, la documentation générale.
• Éviter la mention « divers » : chaque document doit être rattaché à un dossier.
• Éviter les pochettes plastiques, les élastiques, les trombones métalliques, les agrafes et le scotch. Privilégier les pochettes blanches ou sans couleurs vives.
• Ne pas toucher la surface des photographies et négatifs : la manipulation par les bords doit être privilégiée.
• Éviter d’extraire les « belles » pièces.

Archivage

• Séparer les archives courantes (toujours utilisées) des archives définitives.
• Rassembler les documents d’archives dans un même local, ni trop humide ni surchauffé, sans poussière ni trop ensoleillé ou sinon dans une armoire close. Ne pas entreposer ses archives sous une canalisation.
• Utiliser des boîtes adaptées au format du document, les boites bureautiques standard peuvent convenir pour du format A4. Par contre, les cartons de type déménagement sont à proscrire car lourds et peu commodes.
• Indiquer précisément sur les boîtes le contenu des dossiers : thèmes, dates extrêmes (date la plus récente et la plus ancienne).
• Ranger les boîtes sur des étagères (métalliques si possible): éviter de les ranger à même le sol.
• Éventuellement, numéroter les boîtes (chaque numéro étant unique) et dresser une liste, même sommaire, des contenus associés aux numéros.

Et pour les fichiers numériques :

Protection des matériels et des logiciels
Les précautions nécessaires sont :

• Protection physique des matériels (stockage dans des lieux appropriés, changement du matériel tous les 5 ans)
• Protection des accès (utilisation de mots de passe solides, gestion des droits et des sessions)
• Protection de l’espace de stockage (mise à jour du système et des logiciels, utilisation d’un antivirus, d’un pare-feu, vérification des fichiers téléchargés)
• Protection de la messagerie (utilisation de filtres anti-spam, gestion des indésirables, précautions concernant l’usage des fichiers attachés)

Organisation
Un travail important concerne le rangement et le classement des fichiers. 

• Les noms de répertoires et de fichiers doivent comprendre un mot clé significatif et incorporer une date pour faciliter les recherches.
• Les accents, majuscule et caractères spéciaux (à part « – » et « _ ») sont proscrits des noms de fichier, qui ne doivent pas dépasser 30 caractères.
• Employer le 0 devant les nombres de 1 à 9 facilite le tri.
• Le classement en dossiers et sous-dossiers tient idéalement compte de la nature des données – personnelles ou professionnelles, texte, logiciel, photo, vidéo…

Sauvegardes et archivage

• Une sauvegarde régulière doit être entreprise. 
• Des supports adaptés au volume des données doivent être choisis : clef USB, disque dur externe ou NAS.
• Les disques de sauvegarde sont stockés de manière idéale dans un lieu autre que l’ordinateur principal.
• Les supports ont une durée de vie limitée : il faut régulièrement les changer pour archiver en sécurité, même s'ils fonctionnent encore ou ne sont pas pleins. Dans ce cas, il peuvent être utilisés à des fins secondaires : transport et partage de copies, simples sauvegardes temporaires.

Ces conseils pratiques sont bien sûr applicables aux archives courantes de tout un chacun et ne sont pas réservés aux seules archives administratives, anciennes ou « précieuses ».