Communiquer les archives

Les archives des communes et de leurs groupements sont des archives publiques. Leur communication est donc régie par le Code du Patrimoine (livre II), ainsi que par le Code des relations entre le public et l'administration (livre III).

Les agents de la collectivité : à tout moment, un service peut consulter les documents qu'il a produits. Pour la consultation des documents produits par un autre service, l'autorisation de ce dernier est nécessaire.
Les élus : ils sont soumis aux règles ordinaires. Les élus pourvus d'une délégation spécifique peuvent consulter sans délais les documents concernant les domaines qui leur sont attribués. Pour les autres, ils doivent obtenir une autorisation du service producteur.
Les particuliers : toute personne, quel que soit son lieu de résidence, son âge, sa nationalité, peut obtenir communication des documents dans le respect de la législation en vigueur.

La libre communicabilité immédiate est la règle. Cependant, des restrictions sont prévues pour préserver divers intérêts, particuliers ou collectifs :

• la vie privée et les jugements de valeur : délai de 50 ans (ex : dossiers de personnel, dossiers d'aide sociale, etc.) ;
• les informations à caractère médical : 120 ans à compter de la date de naissance ou 25 ans si la date de décès de l'intéressé est connue ;
• les documents de nature juridictionnelle qui se rapportent à une personne mineure : 100 ans (ex : dans des dossiers d'aide sociale, pièces relatives à des placements d'enfants) ;
• les listes nominatives de recensement de population réalisées par l'INSEE sont librement cmmunicables jusqu'en 1975.

L'accès aux archives publiques peut être immédiat ou différé, selon les possibilités humaines et matérielles des services.
Les consultations s'effectuent dans un espace dédié, en-dehors des locaux de conservation, sous la surveillance constante d'un agent de la collectivité, afin de limiter le risque de vol ou de dégradation.
Le prêt de documents d’archives à des élus ou des particuliers est strictement interdit.
Pour la consultation par les agents de la collectivité, il est recommandé de mettre en place des procédures internes d'accès aux archives, et notamment d'intaurer la rédaction d'un cahier de consultation.

La collectivité n'a pas à se substituer aux particuliers dans la réalisation de leurs recherches personnelles.
Cependant, elle doit satisfaire à toutes les demandes à caractère administratif (Code des relations entre le public et l'administration).

Les photocopies de documents reliés sont strictement interdites. Les photographies sans flash sont autorisées. La collectivité peut refuser de communiquer des documents fortement dégradés, dont la manipulation est rendue délicate et préjudiciable. Dans ce cas, il est conseillé de prévoir la restauration du document et/ou de le numériser.

Un refus de communication peut conduire le demandeur à entamer une procédure auprès de la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA).

Pour en savoir plus : consulter la page présentant les règles de communicabilité