Externaliser les archives

Les possibilités d’externalisation des archives publiques sont encadrées par le Code du Patrimoine.

Article 212-4 du Code du patrimoine : « Les administrations peuvent, après en avoir fait la déclaration à l'administration des archives, déposer tout ou partie de ces documents (archives n’ayant pas encore fait l’objet de sélection) auprès de personnes physiques ou morales agréées à cet effet par ladite administration. Le dépôt fait l'objet d'un contrat qui prévoit les conditions de sécurité et de conservation des documents déposés ainsi que les modalités de leur communication et de leur accès, du contrôle de ces documents par l'administration des archives et de leur restitution au déposant à l'issue du contrat.

Les archives courantes et intermédiaires (c'est-à-dire celles dont la durée d'utilité administrative n'est pas encore écoulée) d'une administration ou d'une collectivité peuvent être externalisées, c'est-à-dire stockées chez un hébergeur.
Cependant, le recours à un prestataire extérieur doit être encadré : seul un prestataire agréé par le ministère de la Culture ou par le Préfet des Côtes-d'Armor peut conserver des archives publiques. Une telle externalisation est soumise à l’accord du directeur des Archives départementales, dans le cadre du contrôle scientifique et technique qu’il exerce sur les archives publiques. 

    1. Transmettre une déclaration

En premier lieu, le service producteur d’archives publiques souhaitant externaliser des archives doit transmettre au directeur des Archives départementales, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, une déclaration comportant les éléments suivants :

• le contexte, les objectifs, le calendrier et la durée prévisionnelle de l’opération ;
• la liste et les dates extrêmes des archives déposées ;
• le volume, le métrage linéaire ou le nombre des documents déposés.

Si la pertinence de l’externalisation n’a pas déjà été étudiée préalablement avec les Archives départementales, cette déclaration permet alors aux Archives d’accompagner le service dans la mise en place du projet d’externalisation et d’exercer le contrôle scientifique et technique.

      2. Etablir un contrat de dépôt

Le projet de contrat entre  le producteur d’archives publiques et le prestataire est transmis au directeur des Archives départementales, qui dispose d’un délai d’un mois pour formuler ses observations. La signature du contrat ne peut intervenir qu’à l’expiration de ce délai.
 
Les Archives départementales sont destinataires d’un exemplaire du contrat signé.
 
Le contrat de dépôt contient des clauses relatives aux points suivants :

 1/ la nature et le support des archives déposées ;
 2/ la description des prestations réalisées : contenu des services et résultats attendus ;
 3/ la description des moyens mis en œuvre par le dépositaire pour la fourniture des services ;
 4/ les dispositifs de communication matérielle et d’accès aux archives par le déposant ;
 5/ si le dépositaire procède à des modifications ou à des évolutions techniques, ses obligations à l’égard du déposant ;
 6/ une information sur les garanties permettant de couvrir toute défaillance du  dépositaire ;
 7/ les dispositifs de restitution des archives déposées à la fin du contrat de dépôt, assortis d’un engagement de destruction intégrale des copies que le dépositaire aurait pu effectuer pendant la durée du contrat ;
 8/ une information sur les conditions de recours à des prestataires externes ainsi que les engagements du dépositaire pour que ce recours assure un niveau équivalent de garantie au regard des obligations pesant sur l’activité de conservation ;
 9/ les polices d’assurance que le dépositaire souscrit pour couvrir les dommages et pertes que pourraient subir les archives déposées le contrat prévoit que celles-ci excluent expressément les archives déposées du champ d’application de la clause de délaissement etc. ;
 10/ la durée du contrat et les conditions d’un éventuel renouvellement.

Seul un prestataire agréé par le ministre chargé de la Culture peut prendre en charge des archives publiques.
Après la publication de l’arrêté d’agrément au Journal officiel, la liste des personnes physiques ou morales agréées est accessible au chemin suivant : https://francearchives.fr/fr/section/24437377
A noter : l’agrément est accordé pour une durée limitée dans le temps, fixée à 5 ans pour les archives sur support traditionnel et réduite à 3 ans pour les archives sur support numérique.
 

Au terme de la durée d'utilité administrative, les archives présentant un intérêt historique doivent être versées aux Archives départementales ; les archives dépourvues d'intérêt historique peuvent être détruites, après visa d'un bordereau d'élimination par les Archives départementales.