Détruire les archives

Les archives dont la durée d'utilité administrative est échue et qui sont dépourvues d’intérêt administratif et historique peuvent être détruites.
Cependant, la liste des documents à éliminer doit être fixée en accord entre l’autorité qui les a produits ou reçus et les Archives départementales (Code du Patrimoine, livre II, art. L212-3). Pour cela, le service doit remplir un bordereau d’élimination, si possible en utilisant le modèle fourni par les Archives départementales (téléchargeable ci-contre).

Aucune destruction ne doit être opérée sans ce visa.  

En signant le bordereau, le chef de service atteste que les documents n’ont plus pour lui d’utilité, que les délais légaux de prescription sont atteints et qu’il n’y a plus de recours possible sur les dossiers concernés. 
Le visa de la directrice des Archives départementales décharge l’administration de toute responsabilité pour la conservation définitive des documents, attestant que les documents n’ont pas d’utilité historique et peuvent être détruits. 

La documentation (revues, périodiques, brochures, ouvrages, etc.) ne relève pas de la réglementation relative aux archives publiques et peut donc être librement éliminée. 

Le bordereau d’élimination doit être renseigné comme suit : 

Premier onglet (page de garde) :

•  indiquer, avec les liens hiérarchiques, l’intitulé complet du service ayant produit les documents (préciser s’il y a eu changement de nom) ; 
• préciser le volume ou le métrage total. 

Deuxième onglet (description sommaire) : 

• colonne « intitulé des documents » : donner une description précise du type de document (reprendre les intitulés du tableau de gestion, s’il existe, pour éviter toute confusion). Il est inutile de donner le détail boîte par boîte (par exemple,  5 boîtes de convocations peuvent être résumées en une seule ligne : convocations aux réunions du comité, 1975-1980) ; 
• colonne « dates extrêmes » : dates des documents les plus anciens et les plus récents ; 
• colonne « observations » : indiquer les références à la page d’un tableau de gestion, à une
• réglementation, ou toute précision permettant de justifier l’élimination (ex : « circulaire du 23/10/2005 § 1.2 », « il s’agit de doubles : les originaux sont au service X », « DUA de 5 ans »). 

Ne pas hésiter à adresser par courriel aux Archives départementales votre projet de bordereau d’élimination. Puis le bordereau d’élimination signé est envoyé en trois exemplaires aux Archives départementales. 

A noter : si l’administration perd des documents à la suite d’un sinistre (ex : inondation, feu, etc.), il convient de dresser, sur le modèle du bordereau d’élimination, un bordereau de sinistre.

Après visa par la directrice, le service versant reçoit en retour un exemplaire du bordereau d'élimination, qui doit être soigneusement conservé définitivement. Il faut attendre la réception de cet exemplaire pour procéder à la destruction matérielle des documents. 

Il appartient à l’administration de prendre toute disposition nécessaire pour que la confidentialité des documents soit respectée. La destruction des archives doit être opérée « par dénaturation » (incinération, broyage, déchiquetage). Elle doit garantir la confidentialité des informations et l’inaliénabilité des archives publiques : la lecture d’information ou la récupération par des tiers ne doit pas être possible. En conséquence, les procédés de recyclage ne peuvent-être employés qu’après une dilacération (= mise en pièces) suffisamment fine pour garantir l’impossibilité de lisibilité des informations et/ou la récupération de parties de documents par des tiers

En cas de recours à une société de destruction, il convient de lui demander un certificat de destruction et le transmettre aux Archives départementales. Plusieurs prestations sont possibles : dépôt et enlèvement d'une benne, de bacs ou consoles, avant le broyage dans les murs du prestataire ; venue sur place d'un camion broyeur.