Définition

L'archivage électronique consiste en un ensemble d'actions visant à identifier, recueillir, classer, conserver, communiquer et restituer des documents électroniques pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou pour des besoins d'informations ou à des fins patrimoniales.

L’archivage électronique doit apporter la confiance nécessaire pour que les activités numériques et les relations entre les organismes et les individus puissent s’appuyer sur des « informations documentées » fiables et durables.

Beaucoup de problématiques de l'archivage électronique sont communes à celles de l'archivage papier : comment classer ? comment rechercher ? combien de temps conserver ?

La différence majeure est liée au support et au format, qui sont distincts des données elles mêmes. Plus fragiles, les données doivent être davantage contrôlées pour assurer leur intégrité (pas de modification ou destruction) et leur fiabilité mais aussi leur lisibilité et leur accessibilité.

Les bonnes pratiques

Dans le cadre de la production quotidienne bureautique, il est important de respecter des règles communes de description des documents. Le bon classement et le bon nommage des documents permettent ensemble d'améliorer significativement la gestion sur le long terme des données produites en garantissant leur intelligibilité.

Le nommage

Respecter des règles communes de nommage permet d'améliorer l'efficacité de la recherche, des échanges et de la gestion des documents.
Des informations essentielles doivent y apparaître comme le type de document, sa version et la date. L'objet et le nom du service à l'origine du document peuvent être renvoyés dans les titres des dossiers dans lesquels sont classés les documents.

Ce qu'il faut faire :

  • Donner des noms courts et compréhensibles
  • Utiliser des séparateurs : tiret bas ou majuscules
  • Utiliser des abréviations communes
  • Utiliser les dates au format inversé : ex : 20190625
  • Nommer la version : V1 ou VF...

Ce qu'il ne faut pas faire :

  • Utiliser l'espace, les caractères accentués ou spécifiques
  • Utiliser le nom d'un agent
  • Utiliser les mots vides : articles, ...

Le classement

Le serveur et la gestion électronique de documents doivent être les seuls lieux de stockage et de partage des documents de service. Il faut bannir les disques durs non sauvegardés des agents et les sessions personnelles non partagées.

Pour mettre en place un plan de classement commun, il faut :

  • partir des missions du service et les dérouler ensuite en allant du général au particulier,
  • choisir des intitulés compréhensibles,
  • limiter le nombre de niveaux.

Pour qu'il soit bien mis en œuvre, il faut :

  • enregistrer très tôt les fichiers à leur place définitive,
  • utiliser les raccourcis au risque de voir apparaître plusieurs versions du même document.

Pour garantir un bon suivi sur le long terme, il faut organiser régulièrement (1 fois par an par exemple) des journées de classement et de tri dans les arborescences.

Les formats

Le format d'un fichier est une manière de coder de l'information sous forme numérique. Les formats ont une durée de vie limitée.

Le référentiel général d'interopérabilité permet d'identifier les formats conseillés et ceux qu'il est préférable de ne pas utiliser. Pour la conservation sur le long terme on doit toujours privilégier des formats ouverts et/ou les formats les plus répandus (éviter les formats originaux). Un format ouvert est légalement exempté de droits d'utilisation et sa description est publique. Il est alors compréhensible et interopérable.

Le format PDF est à privilégier quand les documents bureautiques sont à conserver plus de 5 ans.

Les exports

Quand on acquiert un logiciel pour un besoin métier dont les données sont à conserver sur le moyen ou le long terme, il est indispensable de faire apparaître dans le cahier des charges les exigences d'interopérabilité et d'export.
Il faut que le fournisseur de la solution puisse exporter l'ensemble des données à conserver dans le format souhaité, au moment voulu par le producteur des données.

La numérisation

L’article 1379 du code civil pose désormais le principe selon lequel la copie fiable dispose de la même force probante que l'original.

Le vade-mecum du Service interministériel des archives de France intitulé « Autoriser la destruction de documents sur support papier après leur numérisation. Quels critères de décision ? » de mars 2014, précise l’instruction DITN/DPACI/RES/2005/001 du 14 janvier 2005 relative aux modalités de délivrance du visa d’élimination des documents papier transférés sur support numérique ou micrographique.

Dans la mesure où les producteurs souhaitent numériser les dossiers papier existants (conformément aux normes en vigueur), il est préférable avant de se lancer et de soumettre la demande de destruction du papier qu'ils se rapprochent des Archives départementales. Elles vérifieront la conformité du processus de numérisation avec les préconisations du vade-mecum afin d’autoriser la destruction.

La norme NF Z42-026 de mai 2017 définit et spécifie les prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et le contrôle de ces prestations.

Ces ressources sont accessibles via la page consacrée à la dématérialisation à la valeur probante sur le portail FranceArchives 

Voir également la charte qualité pour la numérisation fidèle de documents non patrimoniaux 

L'externalisation

Seules les archives électroniques publiques courantes et intermédiaires peuvent être confiées à un tiers-archiveur. Le tiers-archiveur est un service d’archives externalisé, dépositaire des archives électroniques d’un ou plusieurs propriétaires d’archives. Cependant pour ce faire, le tiers doit être agréé par le Service interministériel des archives de France.
On trouvera ici la liste des sociétés agréées.

En cas d'externalisation, il est important de prévoir la restitution des documents archivés, à savoir les mécanismes permettant de sélectionner et de remettre au propriétaire des archives électroniques et les éléments de preuve associés, puis, à l’issue du transfert de responsabilité de la conservation, de les supprimer.

En aucun cas il n'est possible d'externaliser les archives publiques électroniques définitives : elles doivent être prises en charge par le service public d'archives compétent.
Cependant l'article L212-4-1 du Code du patrimoine rend possible la mutualisation entre services publics d'archives de la conservation des archives numériques.

L'archivage historique

Aujourd'hui nous conservons les archives électroniques définitives ou historiques grâce au système d'archivage électronique. Les Archives départementales des Côtes-d'Armor devraient en être dotées sans tarder.

Les objectifs d'un SAE se définissent ainsi : conserver et maintenir accessibles et intelligibles les archives sur le temps long.
Pérenniser consiste à prendre en compte l’obsolescence des matériels, notamment de lecture, pour permettre l’accès aux informations conservées : il faut garantir qu’un support reste lisible, sans qu'il ait subi d’altération.
Pérenniser consiste aussi à s’assurer que l’information reste intelligible dans le temps, qu’elle pourra être décodée d’un point de vue technique (formats et contexte de création) et humain (métadonnées de gestion et de description).

Un système d'archivage électronique doit pouvoir :

  • prendre en charge des versements et en contrôler la qualité
  • conserver les archives sur le long terme en répliquant les données sur un site distant, en définissant, mettant en œuvre et documentant différentes règles de contrôle et de surveillance et enfin en programmant des opérations de conversion de format et de migration de supports
  • gérer le cycle de vie des archives
  • donner accès aux archives restituer les archives.

Pour en savoir plus : 

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