Affaires culturelles : un nouvel inventaire en ligne

À l’occasion de la mise en ligne de l’instrument de recherche de la sous-série 4 T consacrée aux Affaires culturelles entre l’an II et 1975, nous souhaitons vous faire découvrir le travail de normalisation mené par les Archives départementales des Côtes-d’Armor pour vous proposer des inventaires toujours plus performants sur notre moteur de recherche.

Petit rappel, jusqu’à présent, l’inventaire ressemblait à ceci :

Les informations n’étaient interrogeables ni par la barre de recherche ni par les filtres de l’espace de recherche. Il fallait tout d’abord identifier la sous-série 4 T comme une ressource possible pour votre recherche, puis ouvrir le fichier PDF et enfin identifier les cotes des documents susceptibles de vous intéresser.
Cette procédure s’avère un peu fastidieuse. Elle suppose d’être familiarisé avec le cadre de classement des archives et les méthodes de recherche parfois subtiles. Elle ne favorisait pas l’accès du public à toute la richesse de ces documents.

Cet instrument de recherche de la sous-série 4 T a donc fait l’objet d’une reprise par des agents des Archives départementales, afin qu’il puisse être exploité au mieux par les potentialités du moteur de recherche et qu’il devienne accessible au plus grand nombre sur les outils numériques.

Sous le terme de « reprise » se cache un travail important, qui comprend plusieurs phases :

1) la rétroconversion : elle correspond à un changement de format des données. L’inventaire n’est plus seulement un support à imprimer, il est saisi informatiquement pour obtenir un instrument de recherche structuré selon les normes archivistiques internationales en vigueur. Chaque information de description des archives est entrée, en fonction de sa nature, dans un champ spécifique. Voici ci-dessous le début de la description du dossier 4 T 1 en langage archivistique structuré (conformément au standard d’encodage DTD-EAD) :

2) des vérifications matérielles : le but de cette opération est de s’assurer que les descriptions figurant dans l’instrument de recherche correspondent bien aux documents et dossiers conservés en magasin (intégralité du fonds décrit, dates extrêmes des dossiers, typologies des documents, état matériel…).

3) la normalisation : lors de cette phase, il s’agit d’harmoniser et d’enrichir la saisie des analyses des dossiers. Pour cela, on applique à chaque unité de description d’archives (pièces, dossiers, titres…) un ou plusieurs mots-clés appelés « termes d’indexation ». Ces mots-clés proviennent soit de listes rédigées et contrôlées par le Service interministériel des Archives de France (mots-clés matière, contexte historique, typologie documentaire…) soit de référentiels élaborés par les Archives départementales des Côtes-d’Armor à partir des normes existantes pour décrire des éléments plus « locaux » (communes, paroisses, organismes départementaux, collectivités locales…).

Voici pour exemple les mots-clés ajoutés à la description de l’article 4 T 1 :

Une fois l’inventaire publié dans notre moteur de recherche, ces mots-clés viennent alimenter et compléter les filtres de l’espace de recherche. Désormais, lorsqu’une recherche concernant le domaine culturel est lancée, le moteur de recherche fait immédiatement remonter les résultats correspondants aux filtres sélectionnés. Il n’est plus nécessaire d’ouvrir l’inventaire de chaque fonds ou versement pour effectuer les recherches, d’autant plus que les mots-clés restent cliquables dans les résultats de recherche affichés, ce qui vous permet facilement de « rebondir » vers d’autres pistes à explorer.

Aux Archives départementales des Côtes-d’Armor, de nombreux instruments de recherche font actuellement l’objet d’une telle reprise. Ce travail d’équipe s’inscrit dans le projet à long terme CAMARADE (Côtes-d’Armor, modernisation de l’accès aux ressources des Archives départementales).

Notre site internet s’enrichit donc régulièrement de nouveautés, n’hésitez pas à le consulter régulièrement !