Verser les archives

A l’issue de leur durée d’utilité administrative, les archives publiques qui présentent un intérêt historique ou scientifique doivent être versées aux Archives départementales (articles L212-4, R212-12 et R212-13 du Code du patrimoine).
   
Les circulaires interministérielles de tri et de conservation, ainsi que les tableaux de gestion des archives établis localement entre les Archives départementales et les administrations situées dans le département, permettent de déterminer les documents papier et les données numériques devant être versées aux Archives départementales.  

Le versement est l'opération matérielle et administrative par laquelle les documents sont transférés du service qui les a produits aux Archives départementales qui les reçoivent.
 
Avant tout, le service doit organiser les documents selon un ordre cohérent et en dresser un inventaire : cet inventaire est appelé "bordereau de versement".

Tous les documents qui entrent aux Archives départementales ont vocation à être tôt ou tard communiqués au public. Il faut donc les décrire en se mettant à la place de ceux qui ne connaissent pas le contexte dans lequel ils ont été créés.  Sans ce bordereau signé par le responsable du service versant, les Archives départementales n'acceptent aucun versement. Il est conseillé de présenter le projet de bordereau de versement aux Archives départementales au plus tôt dès le début de sa rédaction.    
 

Les documents nativement numériques sont soumis aux mêmes obligations législatives et réglementaires que les documents sur support papier : visa obligatoire pour l’élimination, versement des données à caractère historique ou patrimonial. Toutefois, l’archivage de ces données et documents doit faire l’objet d’une attention particulière, tant de la part des responsables informatiques que de la part des archivistes et ce, dès la conception des systèmes d’information.
 
 
Les étapes à suivre pour préparer votre versement aux Archives départementales :

• Ôter les documents inutiles dans les dossiers (brouillons, doubles, chemises superflues, documentation, etc.). 
• Au regard de la législation et de la réglementation relatives aux archives publiques, séparer les documents éliminables des documents à verser aux archives départementales.
• Le versement est un ensemble cohérent d’archives provenant d’un même service. On ne regroupe pas les archives de plusieurs services dans un même versement mais on constitue autant de versements qu’il y a de services producteurs.
• Ranger dans des boîtes les dossiers classés dans un ordre cohérent qui reflète les activités du service.
• Numéroter ces boîtes selon une suite ordonnée, de 1 à n. Un versement doit comporter au moins dix boîtes.
• Décrire sur le bordereau le contenu de chaque boîte avec concision et précision; indiquer les dates extrêmes : dates d'ouverture et de clôture du dossier. La règle d'or de l'ordre et du classement dans les archives est d'aller du général au particulier et du plus ancien au plus récent. Eviter les sigles. Consulter l'exemple figurant dans le modèle de bordereau à télécharger.
• Envoyer par courrier électronique aux Archives départementales des Côtes-d'Armor le bordereau de versement, en reprenant le modèle téléchargeable ci-contre (avant l'envoi des documents) ; soit les Archives donnent un avis favorable à la prise en charge des documents, soit elles demandent des précisions ou corrections (en cas de description insuffisante des dossiers, de désordre dans la présentation, de présence dans le versement de documents éliminables, de non-respect de la durée d’utilité administrative, etc.).
• Si la prise en charge est acceptée, les Archives le signifient par courriel ou par téléphone, et demandent à ce que le bordereau papier soit adressé en deux exemplaires, signé du directeur ou du chef de service.
• Un rendez-vous doit être pris par l'administration auprès des Archives départementales. Le transport est à la charge de l'administration. Penser à charger les boîtes dans le véhicule en commençant par la dernière, afin de sortir la n° 1 en premier au moment du déchargement aux Archives.

• Après vérification du contenu des boîtes, les Archives départementales retournent au service un exemplaire du bordereau de versement, portant la signature de la directrice des Archives départementales. Le bordereau sera muni d’un numéro de versement, qui permet au service ou à tout chercheur d’identifier des documents. Le bordereau est tout à la fois un outil de gestion et de recherche. 
• Les Archives départementales pourront proposer au service versant, le cas échéant, la destruction de documents dépourvus d’utilité administrative ou d’intérêt historique ou scientifique, qui auraient été versés par erreur.
• Le bordereau de versement est mis à la disposition  du public en salle de lecture, éventuellement sous une forme retravaillée (instrument de recherche).