Pourquoi archiver ?

Le saviez-vous ? Tout document papier ou électronique est un document ou une donnée d'archives dès sa création.

« Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité » (code du patrimoine, art. L. 211-1).

La conservation des archives répond à trois besoins :

• assurer le fonctionnement du service producteur, qui doit pouvoir disposer des informations utiles à son activité ;
• garantir les droits de l'usager (valeur de preuve) ;
• permettre la constitution d'une mémoire nationale et locale (valeur historique).

"La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche." (code du patrimoine, art. L. 211-2).

Il existe deux types de statut juridique :

• les archives publiques : ce sont « tous les documents qui procèdent de l'activité de l'État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public […], les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé, les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité » (code du patrimoine art. L. 211-4).
• les archives privées : tous les autres documents.

... du moins pour les archives publiques, en application d'un cadre réglementaire très fourni : Code du Patrimoine, Code des relations entre le public et l'administration, code général des collectivités territoriales... La gestion des archives publiques est très encadrée, par exemple :

• Les archives publiques sont  imprescriptibles et inaliénables (code du patrimoine, art. L.212-1)
• Tout détournement ou soustraction d'archives est répréhensible (code du patrimoine, art. L214-1 à 10)
• Les archives publiques sont communicables de plein droit aux personnes qui en font la demande, sauf quand des restrictions entrent en vigueur (protection de la vie privée, secret médical, secret industriel et commercial, etc.).
• Les archives publiques ne peuvent être détruites sans autorisation préalable du directeur des Archives départementales territorialement compétent, qui agit par délégation du préfet.

Le contrôle scientifique et technique exercé par le service interministériel des Archives de France, représenté par le directeur ou la directrice des services départementaux d'archives, porte sur les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d'élimination des archives, ainsi que sur le traitement, le classement, la conservation et la communication.

Il est destiné à assurer la sécurité des documents, le respect de l'unité des fonds et de leur structure organique, la qualité scientifique et technique des instruments de recherche, la compatibilité des systèmes de traitement et la mise en valeur du patrimoine archivistique (Code du patrimoine, art. R 212-3).

En application de ce contrôle scientifique et technique, tout producteur d'archives publiques a l'obligation de contacter les Archives départementales dans les cas suivants :

• demandes d'élimination et de versement de documents
• projet de dématérialisation d'une procédure administrative
• déploiement de l'archivage numérique
• aménagement d'un local d'archives
• projet d'externalisation de vos archives courantes et intermédiaires
• transfert d'archives publiques entre services (en cas par exemple de fermeture de service, de transfert de compétences, etc.) ;
• signalement et gestion d'un sinistre
• restauration ou désinfection de documents d'archives.