Verser les archives

« Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels sont des archives publiques » (Code du Patrimoine, article L211-4). Ces documents doivent donc être versés aux Archives départementales des Côtes-d'Armor.

" Le délai pendant lequel les officiers publics ou ministériels assurent la conservation de leurs minutes et répertoires [...]  est fixé à soixante-quinze ans pour les notaires. (…) " (Code du patrimoine, art. R. 212-15). 

Si le délai réglementaire est de soixante-quinze ans, les nécessités de gestion des versements amènent souvent à dépasser un peu ce délai, jusqu'à la clôture de l'exercice d'un notaire, afin de conserver la cohérence et l'homogénéité du fonds.

La collecte des archives notariales se fait soit à la demande des notaires en exercice, soit à l’initiative des Archives départementales, selon la réglementation en vigueur.

Comment procéder au versement ?
Avant chaque prise en charge, le notaire doit compléter un bordereau de versement, dont le modèle est téléchargeable sur cette page.

Étape 1. Préparer les documents à verser

• Distinguer les archives des différentes études dont l'office a possiblement hérité.
• Identifier les différentes typologies documentaires : répertoires, minutes, actes isolés. Pour chaque étude, ranger par typologie et chronologiquement : en premier les répertoires, puis les minutes et enfin les pièces isolées. En cas de difficultés, contacter votre référent aux Archives départementales.
• Ranger les dossiers en boîtes d’archives de format standard (10 cm). Numéroter les boîtes de 1 à l’infini, sans doublon ni extension.

Étape 2. Préparer le bordereau de versement

• Reporter chaque numéro de boîte sur le bordereau de versement en précisant, pour chacune d’elle, s’il s’agit de minutes ou de répertoires, ainsi que les dates extrêmes des documents qu’elle renferme (date du plus ancien et du plus récent document).
• Envoyer le bordereau de versement par courriel à votre interlocuteur aux Archives départementales.
• Après réception de l’accord de prise en charge, convenir d’une date de versement avec les Archives départementales.

   
Étape 3. Transfert et prise en charge des boîtes

• Le transport des documents est à la charge de l’étude versante.
• Le jour du versement, charger votre véhicule en commençant par le numéro de boîte le plus grand pour pouvoir présenter la boîte numéro 1 en premier lors de votre arrivée aux Archives départementales.

Une fois entrés aux Archives départementales, les documents sont classés, conditionnés,  estampillés puis inventoriés dans un instrument de recherche détaillé. Cet instrument de recherche vous sera envoyé : il est à conserver indéfiniment, et vous facilitera ensuite les demandes éventuelles de consultation de vos archives.