Introduction

Les archives produites par les collectivités territoriales et leurs groupements sont des archives publiques dont la conservation est organisée dans l’intérêt du public. Les communes et leurs groupements sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation et la mise en valeur (Code du Patrimoine, art. L 212-6 et suivants). 

La gestion de ces archives relève de la responsabilité civile et pénale du maire ou du président (Code pénal, art. 332-2 et suivants ; Code du patrimoine, art. L 214-3 et suivants). 

Les frais de conservation sont des dépenses obligatoires qui doivent être inscrites au budget de la collectivité (art. L 2321-2 du CGCT, alinéa 2); ils comprennent l’aménagement de locaux, le classement et la mise en valeur, l’achat de boîtes, la reliure et la restauration.
 

Dans les pages suivantes, vous trouverez des conseils pratiques et des informations réglementaires sur les sujets suivants :

1/ Conserver les archives

• Locaux de conservation
• Matériel de conservation
• Récolement
• Restauration
• Reliure
• Dépôt aux Archives départementales

2/ Classer les archives

• Connaître les textes réglementaires
• Éliminer des archives publiques
• Archiver les données électroniques

3/ Communiquer les archives

• Qui peut consulter les archives ?
• Que peut-on communiquer ?
• Comment consulter les archives ?

Pour toute question, les Archives départementales sont à votre disposition.

Des conseils nombreux et pratiques peuvent être trouvés dans la publication intitulée "Les Archives, c'est simple ! Guide d'archivage pour les communes et les groupements de communes (2015)", à commander auprès de l'Association des archivistes français.

Lors de la création de communes nouvelles ou lors de la fusion de nouveaux établissements de coopération intercommunale (EPCI), les archives, que ce soit documents papiers ou données électroniques, ont vocation à être prises en charge par la structure ayant hérité des compétences de la structure dissoute. 

Si possible, le tri et les éliminations d’archives courantes qui seraient nécessaires doivent être réalisées par l’établissement dissout. L'opération de transfert doit être formalisée par un bordereau descriptif des archives.

Si les archives des anciennes et nouvelles structures sont conservées au même endroit, le classement doit permettre de distinguer les différents fonds d'archives (un fonds par producteur).

Les archives départementales peuvent vous accompagner pour effectuer des diagnostics de la conservation de vos archives à l’échelle du nouveau territoire. 

Les archives d'une commune peuvent être confiées en dépôt, par convention, au service d'archives de l'EPCI ou au service d'archives de la commune membre désignée à cet effet (Code du Patrimoine, art. L212-11). La convention prévoit les relations et responsabilités respectives et, le cas échéant, les modalités financières de remboursement des frais liés au dépôt. 

Les Archives départementales peuvent apporter leur appui dans les projets de mutualisation de la gestion des archives.

Code du patrimoine Livre II : archives.

Code général des collectivités territoriales art. L1421-1 à L1421-3, art. L2321-2, art. D1421-1 à D1421-3.

Code pénal art. 226-13, 432-15 et 16.