Classer les archives

Une bonne gestion des archives suppose de les classer et de les identifier correctement, pour pouvoir les retrouver facilement. Il faut également les trier régulièrement, pour détruire les documents qui n'ont plus d'utilité administrative et qui ne présentent pas d'intérêt historique.

Des textes réglementaires facilitent le tri et la conservation des documents produits par les communes et leurs groupements : 

• Arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales, pour les archives antérieures à 1983
• Circulaire du ministère de la Culture AD 93-1 du 11 août 1993 portant instruction pour le tri et la conservation, aux archives communales, des documents postérieurs à 1982 produits par les services et établissements publics des communes
• Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 sur le tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.
• Préconisations DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014 relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et les structures intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques.

Consultez les règles d'archivage des archives communales par thématique ci-contre.

Les Archives départementales recommandent le recours à des professionnels de l'archivage pour procéder à des classements, rédiger les répertoires de mises à jour et dresser les bordereaux d'élimination.

Toute destruction de documents d’archives publiques requiert l'autorisation préalable de la directrice des Archives départementales, qui agit par délégation du préfet, au titre du contrôle scientifique et technique sur les collectivités territoriales. 

La commune recense sommairement les documents à éliminer sur un bordereau d'élimination, qui doit être envoyé aux Archives départementales.

Une fois le visa d'élimination délivré et le bordereau retourné signé, le service peut procéder à la destruction matérielle :

• soit en faisant appel à un prestataire spécialisé, qui délivre un certificat (à conserver avec le bordereau d’élimination) ;
• soit en utilisant des moyens internes (broyeurs, etc.), en présence d'un agent municipal : il convient alors de reporter sur le bordereau la date de la destruction effective des documents.

Le service doit conserver le bordereau d'élimination, qui lui sert de décharge et lui permet de garder la trace des éliminations qu’il a réalisées.

Avec le développement de l’administration électronique (bases de données, applications métier, courriers électroniques, flux dématérialisés, etc.), des procédures d’archivage électronique ont été développées, afin d’archiver les données nativement numériques qui présentent un intérêt historique ou juridique.

L’archivage électronique consiste à assurer la conservation de façon pérenne et fiable dans le but de pouvoir à tout moment restituer l’information, par-delà les changements de supports ou de formats. Il ne doit pas être confondu avec une simple sauvegarde. Il ne suffit pas de numériser des documents pour prétendre se débarrasser du papier. De manière générale, quand un document a été créé sur support papier, c’est le papier qui sera archivé, sauf si des précautions ont été prises au moment de la numérisation et si des procédures rigoureuses de gestion de l'information sont mises en oeuvre.
Les Archives départementales peuvent vous donner des conseils pour élaborer un plan de classement des fichiers numériques ou définir des règles de nommage.

Pour en savoir plus :

• Consultez la page dédiée à l'archivage électronique
• Consultez la page dédiée aux données personnelles