Gérer les archives

Les "administrations" sont des producteurs d'archives publiques : services de l'Etat, services du Conseil départemental, tribunaux, établissements publics, organismes privés chargés de mission de service public...(article L212-4 du Code du patrimoine).

A ce titre, elles sont tenues de bien gérer leurs archives pendant toute leur durée d'utilité administrative (DUA), puis de verser aux Archives départementales les documents ayant un intérêt historique (articles L212-4, R212-12 et R212-13 du Code du patrimoine) et de détruire réglementairement ceux qui en sont dépourvus.

=> Sur les aspects réglementaires, voir la page "Pourquoi archiver"

Quelques notions à connaître pour gérer les archives :

• DUA (durée d'utilité administrative) = durée pendant laquelle un dossier est toujours utile à l’activité du service (âge courant et intermédiaire)
•  Archives courantes = dossiers vivants, qui servent à la gestion quotidienne des affaires. Utilisés fréquemment, ils sont conservés à proximité des utilisateurs, dans les bureaux. 
• Archives intermédiaires = dossiers clos, qui ne sont plus d’usage courant mais qui sont néanmoins conservés pour des impératifs de gestion et/ou des impératifs juridiques. Ils sont conservés à proximité des bureaux, souvent dans un local dédié dit de préarchivage. 
• Sort final = ce que deviennent les archives à l'issue de la DUA :

- soit destruction, 
- soit conservation intégrale par versement aux Archives départementales, 
- soit tri (pour certains types de documents volumineux mais présentant un intérêt pour la recherche historique, un tri est effectué selon des critères adaptés, déterminés en accord avec les Archives départementales)

•  Archives définitives = dossiers dont l’utilité administrative ou de gestion est éteinte, mais qui présentent un intérêt historique et qui seront versés dans le service d’archives compétent pour être conservés indéfiniment. 

La durée de conservation des archives dépend de plusieurs critères : délais de prescription, délais réglementaires propres au domaine d'activité, besoins du service...

Quelques exemples : les dossiers individuels de carrière doivent être conservés pendant 80 ans à partir de la date de naissance ; les dossiers de patients dans un établissement de santé doivent être conservés pendant 20 ans à compter de la date du dernier séjour ou de la dernière consultation externe du patient ; les minutes de jugements doivent être conservés 30 ans par les tribunaux ; des comptes rendus de réunion peuvent être conservés 5 ans ou 10 ans...

Ce délai minimum est indiqué dans des circulaires interministérielles de tri et de conservation, qui sont consultables sur le portail FranceArchives. En cas d'absence d'information dans les circulaires, les administrations sont invitées à se rapprocher des Archives départementales, afin d'élaborer ou de mettre à jour leur "tableau de gestion des archives". Un tableau de gestion est un « document formalisant les règles de gestion du cycle de vie (DUA et sort final) des documents et données produits par un service, rédigé en accord avec les instructions de tri, si elles existent, et validé par la personne en charge du contrôle scientifique et technique compétente »

Voici quelques conseils de gestion des archives courantes et intermédiaires.

1. La bonne tenue des dossiers

Tout  document  a  sa  place  dans  un  dossier cohérent,  identifié  et  ordonné. Un dossier se définit  comme l’ensemble des documents concernant un même sujet ou une même affaire.
Pour chaque dossier, indiquer précisément :
- le contenu du dossier
- sa date d’ouverture
- sa date de clôture

La bonne tenue d’un dossier implique quelques gestes simples :

• Mettre en place des dossiers-types (de même composition et organisation)
• Adopter un classement interne à l’aide de sous-chemises identifiées par un titre.
• Regrouper les documents de manière logique (exemple : une lettre et sa réponse)
• Classer dans l'ordre chronologique, en plaçant le document le plus récent sur le dessus du dossier. 
• Détruire régulièrement les papiers de corbeille (brouillons, doubles, documentation périmée...)
• Bannir l’utilisation des fournitures qui se dégradent avec le temps et altèrent les documents (trombones et agrafes métalliques, épingles, pochettes en plastique, élastiques...)
• Identifier clairement dans une chemise les pièces éliminables (factures, devis...)

2. Le bon conditionnement des dossiers

Quand les dossiers sont clos, il faut les ranger dans des boîtes de format adapté. Il convient de reporter sur le dos des boîtes des informations sommaires permettant d'en identifier clairement le contenu, pour faciliter les recherches et l'archivage à terme.

Par exemple : Marchés de travaux : offres non retenues (2015). Eliminable en 2020

3. La gestion du pré-archivage

Le pré-archivage nécessite des espaces dédiés, distincts du lieu de stockage des fournitures de bureau et des mobiliers. Il ne s’agit pas d’entasser des documents jugés inutiles, mais de pouvoir à tout moment retrouver les dossiers et de gérer leur cycle de vie. Il est donc utile de décrire sommairement sur un bordereau ou tableau de récolement le contenu des boîtes pré-archivées.
Dans le local de pré-archivage, plusieurs types de rangements sont possibles :

• rangement en continu (les documents sont rangés par ordre d’arrivée)
• rangement méthodique (par type de dossier, par unité, par service...)
• Afin d’assurer une bonne gestion des espaces de pré-archivage, il est nécessaire de désigner un responsable (si possible, le correspondant ou le référent archives), qui aura pour mission :

- de s’assurer du maintien de la propreté des espaces ;
- d’éviter les « versements sauvages » ou mal identifiés ;
- de mettre en place  des outils de suivi  (répartition des espaces, tenue d’inventaires...) ;
- d’assurer un flux régulier des éliminations et des versements d’archives ;
- de réguler l’accès au local de pré archivage afin de garantir la confidentialité des documents ;
- de gérer les communications des documents.

Les circulaires de tri et de conservation, ainsi que les tableaux de gestion des archives, indiquent le sort final des documents. Si les documents sur lesquels vous vous interrogez n'y figurent pas, il faut interroger les Archives départementales, qui mèneront avec vous une démarche d'évaluation et de sélection.

• Si l'intégralité des dossiers générés par une activité est à conserver définitivement, il faut les verser aux Archives départementales après les avoir décrits sur un bordereau de versement. Voir la page "Verser les archives"
•  Si l'intégralité des  dossiers générés par une activité est à détruire, il faut en dresser une liste sommaire et la soumettre à la directrice des Archives départementales pour obtenir son visa préalablement à la destruction. Voir la page "Détruire les archives"
• Si un tri doit être fait au sein d'un ensemble documentaire, il faut mener en parallèle les deux opérations de versement et d'élimination. 

Le service des Archives départementales vous apporte aide et conseil pour comprendre les règles de gestion des archives et mettre en œuvre ces procédures. 

Consultez le mémento de gestion des archives publiques