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Les archives privées qui entrent aux archives départementales sont issues soit d'une collecte active (prospection) soit de propositions spontanées.
Si vous souhaitez proposer des archives et que le premier contact a lieu par oral (téléphone ou rencontre), vous devez ensuite formaliser la proposition par écrit (mail ou courrier) et préciser au minimum le contenu des documents proposés, leur quantité approximative, leur état et la nature de la proposition.
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Les modalités d'entrée
En effet, réglementairement, les fonds privés peuvent entrer dans les collections des archives départementales selon plusieurs modalités :
- le don : transfert de propriété à titre gratuit, effectué de main à main avec lettre d'intention de don (c'est le cas le plus courant) ou dans certains cas particuliers avec rédaction d'un acte notarié ;
- le dépôt : « prêt » à long terme, révocable et n'entraînant pas de changement de propriété (cette modalité n'est aujourd'hui plus privilégiée par les archives départementales des Côtes-d'Armor) ;
- l'achat : de gré à gré ou en vente publique, dans les limites du budget spécifique du service (réservé à des pièces exceptionnelles ou particulièrement intéressantes).
Il est important de noter que, si certaines archives exceptionnelles peuvent être acquises isolément (plan remarquable, lettre autographe), la plupart du temps un document d'archives ne se conçoit que dans un ensemble, dit fonds, qui correspond à tous les documents produits ensemble de façon organique par un producteur (individu ou personne morale) dans le cadre de son activité. D'autres modalités, plus rares, impliquent également un transfert de propriété :
- le legs : disposition par laquelle un testateur lègue par testament à son décès ses archives à un légataire (ici le Conseil départemental) ;
- la dation : elle permet à un particulier d’acquitter en nature le paiement de certains impôts, comme des droits de succession ou un impôt sur la fortune, en cédant à l’État des biens de grande valeur historique. Le ministère des Finances, après instruction de la demande, donne ou non son accord.
Si des archives privées entrent dans le domaine mobilier de la puissance publique (c'est-à-dire si elles deviennent la propriété définitive du Département), alors elles deviennent imprescriptibles, inaliénables et insaisissables, ce qui leur permet d'être protégées par la loi au même titre que les archives publiques.
Pour plus d'informations, consulter le détail des modalités d'entrées des archives privées sur le site internet du Service Interministériel des Archives de France.
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Le projet d'entrée
Lors d'une proposition, il est établi un projet d'entrée pour vérifier la nature juridique des documents et évaluer leur intérêt historique pour le département. Une visite peut être organisée pour diagnostiquer leur état physique et sanitaire.
En cas de proposition de don, les conditions d'accès (consultation par le public) et de reproduction/réutilisation sont également évoquées avec le ou la propriétaire. Dans les autres cas, seuls les éventuels ayants droit des droits patrimoniaux sont consultés.
Les services d’archives ayant vocation à communiquer les documents qu’ils conservent, ils doivent cependant respecter le cadre légal qui prévoit toute une série de précautions en fonction du contenu du document. Ainsi, les archivistes garantissent une bonne utilisation des fonds confiés, avec une attention particulière pour les documents contenant des données personnelles.
Les critères d'acceptation ou non par les Archives départementales d'une proposition sont fondés sur l'examen de l'ensemble des informations collectées lors du projet d'entrée, en tenant compte des fonds déjà conservés aux Archives départementales des Côtes-d'Armor, et avec l'objectif d'être représentatif de l'ensemble d'un territoire (périodes historiques, sujets, personnes, lieux). Un comité de sélection interne se réunit et des expertises extérieures peuvent être demandées.
Enfin, lors d'un don ou d'un dépôt, une convention est signée entre les deux parties. Elle détaille l'ensemble des accords liés à la prise en charge des documents par les Archives départementales.
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Je ne possède pas d'archives
Même sans être détenteur d'archives, il est également possible de contribuer à la sauvegarde du patrimoine et de la mémoire du département en prévenant les Archives départementales :
- si vous avez connaissance d'une menace de destruction de documents intéressants : cessation d'activité d'une entreprise ou d'une association, archives familiales lors d'un déménagement ou après un décès, etc.
- si vous êtes informés d'une vente d'archives par des particuliers, en vente directe ou sur des sites de vente, ou par des marchands (libraires, antiquaires). Ainsi, si l'intérêt historique est avéré, les Archives départementales pourront éventuellement se porter acquéreur de ces documents.
