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Notions fondamentales

DÉFINITION DES ARCHIVES

"Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité" (loi du 15 juillet 2008 relative aux archives, article premier, texte repris dans le code du patrimoine, livre II, article L. 211-1).

La conservation de ces documents est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche .

Aujourd'hui, la conservation de neuf siècles d'archives représente plus de 18 km linéaires de documents, accessibles au public grâce à des instruments de recherche. Leur élaboration a supposé un travail préalable de collecte, de tri, de classement et d'inventaire.



LE VOCABULAIRE DES ARCHIVES


Les archives sont très étroitement liées à la notion de fonds (principe de provenance) et sont conservées, à l'intérieur d'un cadre de classement, en séries et sous-séries.

Chaque série est identifiée par une lettre de l'alphabet et peut être divisée en sous-séries (voir le cadre de classement des Archives départementales).

Un fonds d'archives est un ensemble unitaire. Il représente ce qui a été produit, dans un temps donné, par une personne physique ou morale. La provenance des documents permet d'identifier un fonds, étape préalable à toute recherche historique. Tout document isolé est inexploitable ; il se rattache obligatoirement à un fonds d'archives.

Le travail quotidien de l'archiviste consiste à classer ces différents fonds. Le classement respecte l'organisation interne des dossiers et la façon dont les documents ont été produits. Ce principe du respect des fonds est la règle première de tout classement.

L'unité matérielle de classement (groupe de pièces, registre, dossier ou partie de dossier pouvant être désigné par la même analyse) est l'article. A chaque article est affectée une cote qui correspond à la fois à un classement intellectuel - l'ordre logique de l'article dans le fonds - et à un rangement matériel. Cette cote est composée de deux ou trois éléments, voire parfois quatre.

Par exemple :

• la cote H 38 indique le 38e article de la série H (Clergé régulier, avant 1790)


• la cote 1 M 59 indique le 59e article de la sous-série 1 M (Administration générale du département, 1800-1940)

• la cote 3 E 20/3 indique le 3e article de l'étude de Maître Saure, notaire à Ploeuc-sur-Lié, cotée 20 dans la sous-série 3 E (archives notariales publiques).


Numéro de la sous-série
Lettre de la série
Numéro du fonds
Séparateur
Numéro de l'article
...
H
...
...
38
1
M
...
...
59
3
E
20
/
3


La cote permet d'identifier et de repérer le document que l'on souhaite consulter.

 


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